Esclarecemos as dúvidas mais recorrentes em relação às notas fiscais e as principais diferenças entre cada uma delas.

A emissão da nota fiscal é um procedimento obrigatório para todas as empresas, no entanto, com a digitalização do processo de emissão do documento, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre o tema.

Ao emitir a nota fiscal, a empresa comprova que cumpre com todas suas obrigações tributárias junto à Receita Federal e certifica que suas mercadorias são legalizadas e registradas junto ao Fisco. Esses órgãos fazem um controle rigoroso das informações prestadas e se forem identificadas inconsistências ou falta de dados, a empresa poderá ser autuada e pagar multas altas.

No entanto, os diversos tipos de notas fiscais, as particularidades, termos e legislações que abrangem cada uma delas podem causar confusão e erros no preenchimento e emissão do documento.  Neste artigo vamos auxiliar a esclarecer as principais dúvidas sobre nota fiscal. Confira: 

Qual a diferença entre a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)?

Atualmente, há 13 tipos de notas fiscais vigentes no país, mas duas delas têm funcionamento semelhantes, e que podem ser facilmente confundidas: a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e). Conheça as principais diferenças entre elas: 

• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Esta é a nota fiscal mais comum, utilizada nas vendas do comércio varejista. Ela foi implantada para substituir o tradicional cupom fiscal expedido por um Emissor de Cupom Fiscal (EFC). O objetivo da NFC-e é registrar a venda de produtos físicos para o consumidor final. Para esse tipo de nota fiscal não é obrigatório inserir o CPF ou CNPJ do comprador.

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e) – Esta nota deve ser emitida no comércio de mercadorias, em estabelecimentos físicos ou lojas virtuais. Ela é a versão digital da antiga nota impressa, agora emitida e armazenada eletronicamente. A NF-e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e sua emissão está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado.

Outros tipos de notas mais comuns são a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), necessária para confirmação de prestação de serviço de uma empresa para uma pessoa física ou jurídica, e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), usado exclusivamente por empresas que transportam cargas ou fazem fretes entre estados ou municípios.

Principais dúvidas sobre nota fiscal

1. Qual a função da nota fiscal?

A nota fiscal tem a função de documentar e comprovar uma transação comercial entre um estabelecimento e um consumidor final. É um documento que gera segurança para o cliente, para a empresa e para os órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e o Fisco. Também transmite confiança para os fornecedores e parceiros em relação ao seu empreendimento.

Para o consumidor, é a garantia de que ele está adquirindo produtos ou serviços de uma empresa legalizada e de credibilidade, além de garantir o acesso a benefícios como assistências, garantia de trocas e devoluções, ou crédito fiscal.

A nota fiscal também auxilia no planejamento fiscal, contábil e financeiro da empresa, contribuindo para que a companhia tenha um registro de suas vendas, verifique os impostos incidentes e tenha controle de caixa.

2. O que deve ser discriminado em uma nota fiscal?

Para o preenchimento da nota fiscal, algumas informações são padronizadas como: cabeçalho com os dados do emitente, dados do destinatário, valor total da nota fiscal, dados da transportadora que fará a entrega, listagem individual de cada item e espaço para informações complementares.

A nota fiscal deve informar ainda o valor do imposto que incide sobre o preço dos produtos e serviços comercializados, seja ele federal, estadual e municipal. Entre os tributos que devem constar estão o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços (ISS), o Imposto sobre Produto Industrializado (IPI) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

3. Como consultar uma nota fiscal?

Consultar a nota fiscal eletrônica é uma forma de confirmar a validade de um documento na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda. Existem notais fiscais de diferentes tipos e finalidades, com diferentes formas de acesso online. Algumas podem ser acessadas em portais da Receita Federal.

Para consultar a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é preciso procurar por este serviço no portal da prefeitura de sua cidade. A mesma orientação é válida para quem precisar acessar a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Ela pode ser consultada somente em órgãos estaduais, sendo necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.

4. Como consultar a nota fiscal pelo CPF?

Consultar a nota fiscal somente com o CPF, de forma segura e oficial, não é possível. Ao solicitar a consulta, geralmente, outros dados também são solicitados, como a chave de acesso e o CNPJ da empresa. O ideal é entrar em contato com uma empresa especializada em consulta de nota fiscal para buscar a melhor solução.

5. Como emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A primeira exigência para a empresa com CNPJ ativo emitir a NF-e é possuir o seu certificado digital. É uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida. A emissão é feita pela Autoridade Certificadora credenciada pela IPC Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (IPC).

Depois de adquirir o certificado digital, é hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de nota fiscal e solicitar autorização para emitir o documento eletrônico. São eles: a Secretaria Estadual da Fazenda, para a emissão da NF-e ou a Secretaria Municipal de Finanças ou órgão similar, para solicitar emissão da NFC-e. 

Importante lembrar que emissão da nota deve ser feita por um programa emissor específico, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal, automatizando todo processo. As empresas podem adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo ou adquirir um programa particular. Cada estado ou cidade possui um modelo para emissão de notas fiscais, disponível nos sites oficiais.

6. Como abrir uma nota fiscal pela chave de acesso?

É possível conferir todos os dados de notas fiscais emitida eletronicamente por meio da chave de acesso, uma sequência numérica com 44 posições. Se a empresa possuir o certificado digital, também pode baixar o documento e imprimir. Saiba como acessar:

• Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e) – Para visualizar a (NF-e) emitida acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica neste link, de preferência pelo computador, para facilitar a visualização. Depois, selecione o item “Consultar NF-e” e digite a chave de acesso de 44 dígitos recebida com o Documento Auxiliar da NF-e (Danfe). Siga as demais instruções e a nota será exibida no site.
• Nota fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – É preciso acessar o portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico neste link. Assim como o portal da NF-e, é recomendável fazer a pesquisa pelo computador. Selecione “Consultar CT-e”, digite a chave de acesso e conclua as orientações para acessar o documento.

Como a Omnidata pode ajudar você com as notas fiscais?

A Omnidata auxilia empresas com uma solução que automatiza a captação de NF-e nos sistemas da Receita Federal ou das secretarias da fazenda. O sistema Ominidata Cargo realiza três tipos de busca.

O primeiro é a captação contínua, na Receita Federal, de todas as NF-es, correções e cancelamentos relacionados ao cliente, utilizando certificado digital.  A segunda opção é a captação especial de NF-es, na Receita Federal ou nas Sefaz, sem usar o certificado digital, para destinatários sem Inscrição Estadual.  Existe ainda a coleta de NF-e, que possibilita que as chaves de acesso das Danfes coletadas pelos motoristas sejam captadas pelo aplicativo Omnidata Cargo, para agilizar a captação das NF-es.

Esta tecnologia reduz o tempo de emissão e a necessidade de digitação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-es) e possibilita que os gestores façam a integração, por API, com sistemas de seus clientes, permitindo o envio de notas para o ambiente deles por e-mail.

Saiba mais sobre essa solução no site: https://www.omnidata.com.br/transporte-de-cargas/captac%cc%a7a%cc%83o-e-coleta-de-nf-e/.